نادراً ما تفقد المشاريع الإنشائية السيطرة بشكل مفاجئ. في أغلب الحالات، تتآكل السيطرة تدريجياً مع ازدياد التعقيد، وتداخل المسؤوليات، واتخاذ القرارات دون رؤية دقيقة وموثوقة. وعندما تصبح المشكلات واضحة، تكون تكلفة التصحيح قد أصبحت مرتفعة بالفعل.
إن فهم أسباب فقدان السيطرة هو الخطوة الأولى لمنع حدوثه. فيما يلي خمسة من أكثر الأسباب شيوعاً، وكيف يمكن لإدارة المشاريع المنضبطة معالجتها.
1. ضعف الحوكمة وتداخل المسؤوليات
تضم المشاريع الإنشائية أطرافاً متعددة تشمل الاستشاريين، والمقاولين، والموردين، والجهات التنظيمية. وعندما لا تكون الأدوار وصلاحيات اتخاذ القرار محددة بوضوح، تتشتت المسؤولية.
قد تتأخر القرارات، أو تتداخل المهام، أو تضيع القضايا الحرجة بين حدود العقود. ومع مرور الوقت، يؤدي هذا الغموض إلى إضعاف السيطرة وزيادة التعرض للمخاطر.
يبدأ منع ذلك من خلال حوكمة منظمة. فوجود أدوار واضحة، ومسؤوليات موثقة، ومسارات محددة لاتخاذ القرار يضمن بقاء المساءلة قائمة مع ازدياد تعقيد المشروع.
2. ضعف الرؤية الفعلية لحالة المشروع
يُعد ضعف الرؤية أحد أكثر أسباب فقدان السيطرة شيوعاً. فقد تبدو تقارير التقدم إيجابية، لكنها لا تعكس بالضرورة واقع الموقع ما لم يتم التحقق منها.
قد ترتفع التكاليف تدريجياً من خلال التزامات أو تغييرات غير واضحة. وقد تتراكم التأخيرات الزمنية دون أن تُلاحظ. كما قد تبقى مشكلات الجودة مخفية إلى أن يصبح إعادة العمل أمراً لا مفر منه.
الحفاظ على السيطرة يتطلب معلومات دقيقة، وفي الوقت المناسب، ومتحققاً منها. يجب أن تستند القرارات إلى بيانات فعلية، لا إلى افتراضات أو تقارير غير مستقلة.
3. تراجع الانضباط بعد مراحل التخطيط المبكر
تحظى مراحل دراسات الجدوى والتخطيط المبكر عادة باهتمام كبير. تتم مراجعة الميزانيات، وتقييم المخاطر، وتحديد استراتيجيات التنفيذ. إلا أن هذا الانضباط قد يتراجع بعد بدء التنفيذ.
قد تؤدي ضغوط الوقت، وتحديات التنسيق، وطلبات التغيير إلى قرارات تفاعلية سريعة. وأحياناً يتم تجاوز أنظمة الحوكمة التي وُضعت في البداية بهدف “تسريع العمل”، مما يضعف السيطرة على المدى الطويل.
منع ذلك يتطلب الاستمرارية. يجب الحفاظ على نفس مستوى الانضباط الذي طُبق في مرحلة التخطيط طوال فترة التنفيذ وحتى التسليم.
4. ضعف التوثيق وسجلات القرارات
تعتمد السيطرة على إمكانية التتبع. وعندما لا يتم توثيق القرارات والموافقات والتغييرات بشكل صحيح، يزداد الغموض.
يؤدي نقص التوثيق إلى صعوبة فهم أسباب اتخاذ قرارات معينة، أو تحديد الجهة التي اعتمدتها، أو تقييم آثارها. وهذا يفتح المجال للنزاعات، والتأخيرات، والمخاطر المالية.
يوفّر التوثيق المنهجي والتقارير الواضحة سجلاً مرجعياً يحمي مصالح المشروع ويدعم معالجة القضايا في الوقت المناسب.
5. الإدارة التفاعلية بدلاً من الإشراف الاستباقي
تفقد المشاريع السيطرة عندما تركز الإدارة على معالجة المشكلات بعد وقوعها، بدلاً من توقعها ومنعها. فعندما تصبح القضايا واضحة، تكون الخيارات محدودة، وتصبح الإجراءات التصحيحية أكثر تكلفة وإرباكاً.
يسمح الإشراف الاستباقي بالكشف المبكر عن المخاطر المتعلقة بالتكلفة، والبرنامج الزمني، والجودة، والالتزام. مما يتيح التدخل المدروس قبل تفاقم المشكلات.
السيطرة الفعّالة عملية مستمرة. فهي تتطلب مراقبة منتظمة، وإنذارات مبكرة، وآليات تصعيد منظمة، وليس استجابات طارئة.
كيف يمكن الحفاظ على السيطرة
منع فقدان السيطرة لا يعني إضافة تعقيدات إدارية، بل تطبيق الهيكل المناسب في النقاط الحرجة.
تعمل الحوكمة الواضحة، والمعلومات المتحققة، والإشراف المنضبط، والتوثيق المستمر معاً لخلق بيئة تُتخذ فيها القرارات على أسس واضحة، وتكون فيها النتائج قابلة للتنبؤ. فوجود السيطرة لا يحد من المرونة، بل يدعمها من خلال توضيح القيود والمخاطر والمفاضلات.
المشاريع التي تحافظ على السيطرة طوال دورة حياتها تكون أكثر قدرة على حماية القيمة، وإدارة عدم اليقين، وتحقيق نتائج تنفيذ موثوقة.
في Golden Path، ندعم المشاريع الإنشائية من خلال إعادة الهيكلة، وتعزيز الرؤية، وترسيخ المساءلة في جميع مراحل التنفيذ. ومن خلال إدارة مشاريع منضبطة وإشراف مهني مستقل، نساعد على إبقاء المشاريع تحت السيطرة، وبقرارات مدروسة، ومتوافقة مع أهدافها المعتمدة.
